Studie

So wird das Handwerk digital

Die Digitalisierung hat längst alle Wirtschaftsbereiche erfasst. Doch welche Vorteile bietet sie Handwerksbetrieben, deren tägliches Geschäft auch weiterhin von manuellen Tätigkeiten geprägt ist? Eine aktuelle Studie gibt darauf Antworten.

Welche Möglichkeiten der digitalen Transformation sind für unterschiedliche Gewerke sinnvoll? Wie kann man sich als Handwerksunternehmer auf eine immer digitaler werdende Welt einstellen, um nicht von disruptiven („zerstörerischen“) Geschäftsmodellen verdrängt zu werden? Antworten auf diese und andere wichtige Fragen liefert exemplarisch für das gesamte Handwerk die Studie „Digitalisierungsbarometer für das Bau- und Ausbauhandwerk“. Die aktuelle Analyse wurde im Auftrag der Empfehlungsplattform wirsindhandwerk.de vom Forschungsinstitut Lab4Innovations erstellt und unter anderem von der Deutschen Bank gefördert.

Handwerk sieht Digitalisierung zumeist positiv

Ein zentrales Ergebnis der Studie: Die meisten Akteure im Handwerk stehen der Digitalisierung grundsätzlich positiv gegenüber. Mehr als vier von fünf Befragten stimmen der Aussage zu, dass sich das Handwerk durch die Digitalisierung positiv verändern wird. Zum einen, weil mit digitaler Unterstützung Arbeiten effizienter durchgeführt und Mitarbeiter körperlich entlastet werden können. Zum anderen, weil über digitale Kanäle neue Kunden akquiriert werden können.

Zentrale Ergebnisse aus dem Digitalisierungsbarometer für das Bau- und Ausbauhandwerk

Wie Handwerksunternehmer die Digitalisierung beurteilen.

Bildnachweise
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Experten empfehlen eine Digitalisierungsstrategie

Doch wo sollen Handwerksbetriebe beim Thema Digitalisierung ansetzen?

Im Rahmen der Studie wurden dazu 40 Digitalisierungsexperten aus Handwerkskammern und Fachverbänden, Wissenschaft, Industrie, Handel sowie IT-Dienstleistungsunternehmen befragt. Aus ihrer Sicht sind die folgenden Aspekte für eine erfolgreiche Digitalisierung von besonderer Bedeutung:

eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie für das Unternehmen,
eine optimierte Webseite zur besseren Auffindbarkeit im Internet,
eine Softwarelösung zur Angebotskalkulation und -erstellung,
eine Softwarelösung für die Projektsteuerung und / oder die betriebliche Kapazitäts- und Ressourcenplanung sowie
eine mobile Zugriffsmöglichkeit auf sämtliche Kunden- und Projektunterlagen, etwa von der Baustelle aus.

Gemeinsam mit Fachleuten aus der handwerklichen Praxis wurde zudem erarbeitet, womit ein „digitaler Handwerkskoffer“ ausgestattet sein kann – also welche Einzelmaßnahmen konkret umgesetzt werden sollten. Dafür wurden vier Bereiche identifiziert, in denen Handwerksbetriebe digitale Instrumente nutzbringend anwenden können.

1. Den Betrieb führen und weiterentwickeln
- Eine umfassende Strategie für die Digitalisierung kann als konkreter Fahrplan dienen, der es ermöglicht, ganzheitlich vorzugehen und Synergien zu nutzen.
- Eine schriftliche Dokumentation von betrieblichen Abläufen und Arbeitsverfahren unterstützt den Betrieb dabei, Prozesse bei Bedarf zu verbessern und gezielt zu prüfen, wo digitale Instrumente Abläufe erleichtern können.
- Maßnahmen zur IT-Sicherheit müssen regelmäßig aktualisiert und die Mitarbeiter entsprechend geschult werden. Die Sicherheit der Daten ist spätestens mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Betriebe jeder Größe relevant geworden.
- Gezielte Weiterbildungen im Umgang mit digitalen Technologien und Trends können die Mitarbeiter unterstützen. Dabei erlauben digitale Formate wie E-Learning, Webinare oder das Intranet effiziente Schulungen.
- Betriebe, die ihre bestehende Angebotspalette ergänzen oder ganz neue Angebote einführen wollen, sind gut beraten, digitale Geschäftsideen oder -modelle in ihre Überlegungen einzubeziehen.
2. Mit Kunden kommunizieren und neue Kunden gewinnen
- Die Website ist die digitale Visitenkarte jedes Betriebs. Regelmäßig aktualisiert, vermittelt sie Kunden einen guten ersten Eindruck.
- Ein übersichtliches Kontaktformular ermöglicht es Interessenten, ihre Anliegen direkt zu schildern, und erleichtert es dem Betrieb, die Anfragen zu bearbeiten.
- Auf der Website Fotos oder Videos von gelungenen Projekten zu zeigen, macht die Leistungen eines Betriebs anschaulich. Praxisbeispiele („Vorher-Nachher“) können Kunden motivieren, eigene Bau- oder Ausbauprojekte in Angriff zu nehmen.
- Kunden sind keine Fachleute. Verständliche Beschreibungen der Angebote verdeutlichen die Vorteile des betrieblichen Leistungsspektrums für die Kunden.
- Die Kompetenzen der Mitarbeiter online darzustellen, schafft auf Kundenseite Vertrauen. Auf der anderen Seite kann es die Konkurrenz aufmerksam machen. Hier gilt es, Vorteile und Risiken abzuwägen.
- Es gibt viele Wege, die Auffindbarkeit von Websites im Netz zu stärken. Unter anderem die Handwerkskammern bieten wertvolle Tipps zur Suchmaschinenoptimierung (SEO).
- Ein Online-Konfigurator oder -Kalkulator kann Kunden dabei unterstützen, sich mit Plänen und Vorhaben vertrauter zu machen, bevor sie sich zur weiteren Konkretisierung an den Betrieb wenden.
- Termine online vereinbaren zu können, ist ein hilfreicher Service. Er ist allerdings mit einigem Pflegeaufwand verbunden.
- Über die eigene Website hinaus gibt es eine Vielzahl von digitalen Diensten. Dazu gehören Messenger, Lösungen für das Management von Kundenbeziehungen, Businessprofile in Suchmaschinen, Portale für die Vermittlung und Bewertung von Handwerks- und Dienstleistungen oder die Suche nach Mitarbeitern sowie soziale Medien. Wichtig: Jeder neue Kanal und jedes neue Tool benötigen Zeit für die Pflege und die Aktualisierung. Deshalb sollte vor der Nutzung genau überlegt werden, was mit einem Online-Dienst erreicht werden soll und ob er der geeignete Weg für die unternehmerischen Ziele ist.
3. Geschäfts- und Verwaltungsprozesse organisieren
- Eine Kalkulationssoftware kann den Aufwand für die Kalkulation und Erstellung von Angeboten deutlich reduzieren.
- Software-Lösungen gibt es auch für zahlreiche andere Standardprozesse in Betrieben, etwa die Projektsteuerung, die Planung von Kapazitäten und Ressourcen sowie die Verwaltung von Lager und Bestellungen.
- Zu welchen wichtigen Partnern lohnen sich digitale Schnittstellen? Lieferanten, Steuerberater oder Banken: Die digitale Anbindung erleichtert und beschleunigt wiederkehrende Abläufe.
- Ein digitales Dokumentenmanagement kann Betriebe dabei unterstützen, steuerlich relevante Belege so zu archivieren, wie es die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vorschreiben.
- In größeren Betrieben vereinfachen digitale Personalakten administrative Prozesse, sparen Papier und Lagerkapazitäten und unterstützen mobiles Arbeiten.
- Seit Ende November 2020 gilt die Pflicht, bei allen behördlichen Kunden, etwa Gemeinden, elektronische Rechnungsformate zu verwenden (z.B. XRechnung, ZUGFeRD).
- Die sogenannte einfache elektronische Signatur genügt für zahlreiche geschäftliche Anwendungen. Weitere Informationen dazu geben unter anderem die Handwerkskammern.
- Neue geschäftliche Chancen lassen sich über elektronische Vergabeplattformen erschließen.
4. Betriebliche Leistungen erbringen
- 2D- oder 3D-Anwendungen für das Aufmaß haben den Vorteil, dass die digitalen Daten sofort am Rechner weiterverarbeitet werden können und das zeitintensive und fehlerbehaftete Eintippen wegfällt.
- 3D-Konstruktions- und Planungsprogramme zur Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen unterstützen Handwerksunternehmer durchgängig vom Verkauf über Planung, Präsentation und Konstruktion bis zur Fertigung.
- Mit einem digitalen Bautagebuch lassen sich Baufortschritte dokumentieren, Mängel leichter managen und Abnahmen vereinfachen. Der mobile Zugriff auf Kunden- und Projektunterlagen erlaubt es, vor Ort flexibler und schneller zu reagieren.
- Einfache Apps zur Arbeitszeiterfassung ermöglichen es, Arbeitszeiten exakt projektbezogen zuzuordnen.
- Digitale Kommunikationsdienste erleichtern die betriebsinterne wie auch gewerkeübergreifende Kooperation von Mitarbeitern.
- Beim Werkzeugtracking, der Just-in-time-Lieferung vor Ort oder der Baustellenlogistik kann ein digitales Material- und Werkzeugmanagement Aufwände deutlich reduzieren.

Nachholbedarf vor allem bei kleineren Betrieben

Eine weitere wichtige Erkenntnis der Studie: Vor allem bei kleineren Handwerksbetrieben ist der Digitalisierungsgrad oft noch gering. Der bereits eingesetzte umfassende Strukturwandel im Handwerk trifft diese oft familiengeführten Betriebe besonders hart. Dadurch könnten über Generationen aufgebaute handwerkliche Fähigkeiten verloren gehen. Doch auch insgesamt scheint das Gesamtbild der Digitalisierung im Handwerk noch nicht zufriedenstellend. Vor allem bei der betrieblichen Leistungserbringung gibt es den Experten zufolge noch deutliches Optimierungspotenzial. Verbesserungsbedürftig ist demnach auch das Niveau der Digitalisierung bei der Marktkommunikation und der Betriebsführung. Dafür bedürfe es unter anderem passgenauer Fördermaßnahmen und erweiterter Beratungsangebote, etwa der Handwerksverbände. In Sachen Digitalisierung des Handwerks gibt es künftig also noch einiges zu tun. Es anzupacken, kann sich aber lohnen.

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